記帳代行を依頼するメリット
経理といっても業務範囲は広く、
小口現金及び預金の管理、
売掛金・買掛金の管理、
請求書の発行及び郵送、
取引業者への支払い、
資金繰り、給与計算、勤怠管理、
社会保険の手続き等,
数多くあります。
大きな企業だと財務部、総務部が分担し処理しますが、小規模な会社ですと経理に
専属で人を割くことが難しいこともあります。
経理業務の中でも、業務の集約が可能なものであれば外部に業務委託することで、
経営者自ら経理処理をされえている場合などは、
不慣れな業務から解放され、ストレスも少なく、本来のやるべき経営、
新規開拓や新規商品の開発に集中することができます。
特に会計伝票の処理につきましては、直接会計ソフトに入力する場合でも、科目の設定、
消費税等の区分、摘要の入力内容等はある程度専門の知識を必要とし、
各科目の残高の照合にもある程度時間がかかります。
毎月の会計伝票の入力は、記帳代行業者に通帳のコピーと請求書及び領収書
その他関係書類を渡すだけで、
毎月の会社の業績や財務状況が素早く把握することができます。
記帳とは
「記帳」とは、簡単に言いますと会社の経営状態や財政状態を把握し
税金を正しく正確に申告するために､
毎日の取引で発生する経費や売上などを帳簿に記録していくことをいいます。
記帳についての詳細な方法、記帳のやり方がわからない場合の問い合わせなどは、
国税庁のHPで確認することもできます。
現在税務申告をされている方の多くは、現金出納帳だけを作成し
その他請求書等の関係書類をまとめて１か月ごとに記帳代行を依頼される方と
自分で会計ソフトに記帳入力される方がおられます。
もちろん記帳代行を依頼されるより、
自分で会計ソフトを購入し記帳入力する方が
コストは少なくて済みます。
会計ソフトの多くは、簿記の知識がなくても比較的､簡単に記帳をすることができると
説明しているものも多くありますが、実際は初期の登録設定や日々の科目設定や入力が
非常に面倒で手間がかかると思われている方もおられます。
経理担当者がおられる場合には、
会計ソフトの導入がコスト的にも適している場合が多いかと思われますが、
経営者が兼任又は親族の方にお願いされる場合など、
専属の経理担当者がおられない場合には
記帳代行をお願いする方が効率的であることが多いようです。
記帳代行を依頼するメリット
記帳をお願いしたいと思った場合に、最初に税理士が考えられますが、
記帳代行を行うこと自体は、資格が必要なわけではなく、
大手企業を含め色々な業種の会社が、経理業務のアウトソーシングとして
サービスを提供しています。
但し、決算申告の代行は税理士しかできませんので、その点は注意が必要です。
ここでは、税理士以外の記帳代行業者に記帳を依頼した場合に
一般的に想定されるメリットを考えてみたいと思います。
【メリット1】第２の経営コンサルタントとして
記帳代行業者のなかには、
税理士事務所や
経営コンサルタント会社から
独立された方や、
行政書士や社会保険労務士といった仕事と
兼業されている方もおられます。
いずれにしろ、記帳を依頼する場合には
税理士でも記帳代行業者でも
コストはかかります。
申告と記帳を税理士と記帳代行業者とに分けておくことにより、
より多くの経営上のアドバイスを受けることができ、
より多くの情報を得る機会が増えます。
但し、決算申告の代行や税務相談に乗れるのは有資格者の税理士だけです。
税務申告をするうえで、 税理士との契約は必須ですが、契約締結後、
実際に監査に訪問するのは税理士ではなく、若い職員の方が担当される場合がありますし、
経営の助言や会計の分析について、十分な報告や提案、情報提供があるかどうかは、
担当者による場合もあります。
又、親切で経験豊富な担当者であっても退職等の理由で変更がある場合もあります。
もちろん、税理士事務所でもこのようの問題が生じないよう、
２人担当制やお客様窓口を設けるなどしている事務所もあります。
【メリット2】業者の変更が容易
大抵の記帳代行業者は、記帳を月単位で受けています。
記帳代行業者との契約書では、契約期間や解約条項を設けている業者もいますが、
解約条件が厳しかったり、違約金があるような業者は少ないように思われます。
概ね、１か月ごとの請負契約になっており、
１か月で契約を終了して別の業者に切り替えることが可能です。
業者を変更しても記帳自体がきちんとしていれば決算申告に差し支えありません。
又、使用している会計ソフトが弥生等の汎用品であれば、
データで引き続き別の業者に引き継ぐことも可能です。
一旦契約してみたが、対応が悪かったり、
遅かったたりして他の業者に変更したいという場合には、
比較的容易に変更することができます。
しかし、顧問税理士に記帳代行も依頼している場合には、
決算申告も含めての契約となり、記帳代行だけを変更することは難しく、
変更する場合には顧問税理士も含めた変更が必要であり、
簡単に変更することができない場合もあります。
【メリット3】税理士の変更が容易
顧問契約をしている税理士との契約を
解除するのは、それまでの人間関係もあり、
直接解約を申し出るのは
非常に言いにくいものです。
節税対策や会計処理について、
言いたいことがあっても、
税務の専門家で先生と呼ばれる税理士に
意見したりすることは、
非常に難しいこともあると思います。
又、他の税理士のHP等で自分の顧問報酬や決算報酬が高かったり、
毎月訪問でなく３ｹ月に１回の訪問により
報酬を下げてもらいたい場合などの交渉はなかなかやりにくい場合もあります。
記帳代行業者の提携税理士であれば、業者を通じて料金やサービス内容の交渉ができます。
又、記帳代行業者は提携税理士以外でも、他の税理士からの外注業務として記帳代行を
受けている場合も多く、地元の多くの税理士と取引があります。
サービス内容や報酬の希望を伝えれば、複数の税理士と面談の上、
よりよい税理士を紹介することも可能かと思います。
【メリット4】記帳代行料を安くできる
税理士は税務の専門家であり、記帳は自分で行う自計化を進めることが多く、
その入力指導や納税見込み等の計算を訪問時に行われることが多いようです。
又、税理士事務所は１２月の年末調整時、１月の法定調書等提出時、
３月の確定申告、５月の法人税等申告時、７月の納期特例時等の繁盛期があり、
及び８月の税理士試験時には受験者である従業員の休暇等で人手が不足する時期などがあり、
事務に手間がかかる記帳代行には積極的でない場合も多いようです。
そういったこともあり、税理士事務所で記帳代行を依頼する場合、
比較的高めの料金設定であることが多いです。
ただし、税理士資格のない記帳代行業者は決算申告の代行ができませんので、
提携税理士やその他の税理士でクライアントの希望にあう税理士を紹介する形で
決算申告までのサービスを提供しています。
税理士のかなには顧問契約の形態ををとらずに、
請け負った業務に対する報酬のみ請求したり、
訪問回数により顧問料が安くなったり、
訪問ではなくクライアントが税理士事務所へ来所する形で面談することにより
顧問料が安くなったり、
サービス形態も多様化してきています。
記帳代行を依頼される方の多くは、記帳を自分でするのが面倒であったり、
経理担当者が退職した際に、経理に掛かるコストを削減したいといった理由が多く、
記帳代行業者では税理士との連携でスムーズな記帳代行と
申告までのトータル料金が安くなるようにサービスを提供しています。
記帳代行業者に依頼する際の注意点
記帳代行業者のなかには、税理士事務所や経営コンサルタント会社から独立された方や、
行政書士や社会保険労務士といった仕事と兼業されている方や、
税理士が税理士事務所とは別に記帳代行を行う法人を営んでいる場合があります。
記帳代行業者に依頼する場合の注意点についてまとめました。
【注意点1】経験や知識、情報提供能力があるか。
記帳は、簡単な単純作業の繰り返しではありません。
適正な期間損益計算や財政状態を表示するためには、
根拠資料に基づく適正で正確な記帳が必要です。
売上や経費が計上されていればいいという訳ではありません。
業界や業種により独特の取引があり、商習慣に基づく経理処理が必要であり、
前払金や前受金、未払金や未収入金、仕掛、棚卸、資産計上やリース処理など
会計処理のやりかたで毎月の利益が変わります。
適正な期間損益計算ができなければ、
今期の損益予測や来期以降の事業計画の策定はできません。
税理士との連携を考えたうえでも、
記帳代行業者の税理士事務所での経験の有無、
経理の実務経験や基本的な税務知識の有無は重要な要素となります。
【注意点2】税理士との契約
記帳代行業者に記帳を依頼する場合、申告を行う税理士と契約が必要です。
現在、税理士の方との契約がない場合には、
記帳代行業者の提携税理士と契約し決算申告を依頼すのが１番安心です。
記帳実務を行う記帳代行業者と申告を行う税務専門家である税理士とは
緊密に連絡がとりあったサービスを提供するというのが理想的です。
現在、自分で記帳を行ってる場合で、顧問契約の税理士がいるときは、
記帳を記帳代行業者に依頼する旨、連絡は入れた方が良いように思われます。
記帳は適時で自分で行うものであり
記帳代行業者をよく思われない税理士の方もごく稀におられますが、
大抵は快く了解していただけると思います。
不安がある場合には、事前に依頼する記帳代行業者に相談する方がいいでしょう。
【注意点3】税理士法違反
税理士だけが行うことができる独占業務とは以下のとおりとなっています。
1．税務代理
納税者の代わりに、税務署等への申告・申請を行うことができます。
また税務調査に立ち会い、納税者の代わりに税務調査の対応を行います。
2．税務書類の作成
税務署に提出する届出書を納税者にかわって作成し、提出します。
3．税務相談
税金の計算、必要な手続き、税務の相談に応じます。
税理士資格のない記帳代行業者が申告書を作成したり、税務相談を受けることは
税理士法に違反します。
税理士資格のない記帳代行業者が納税者依頼で納税者が申告書を作成したことにして、
申告書を提出することも税理士法に違反します。
税理士資格のない記帳代行業者が作成した税務申告書に、税理士が署名捺印だけを
して提出する場合も税理士法に違反します。
記帳代行業者の提携税理士と契約される場合でも、
税務相談及び申告書の作成提出の際は、
税理士との面談する必要があります。
【注意点4】記帳代行業者との関係
記帳代行業者の多くは、
インターネットで広告を行い、
入力に必要な資料をメール又は郵送で受取、
記帳入力して財務資料と一緒に
入力資料を返却する方法をとっています。
手軽さと、安価な料金設定は魅力でもあります。
業種、業態や会社規模にもよりますが、毎月の取引に大きな変動がなく、
伝票枚数も多くないような場合には、直接会うようなことがなくても問題ないように思えます。
会社を立ち上げたばかりであるとか、会社規模が大きい場合、
部門管理や事業計画を必要とする場合、
税理士の監査時の同席や打合せが必要な場合などは、
メールや電話だけでなく直接面談できる記帳代行業者がよいと思われます。
又、将来、記帳代行だけでなく給与計算、請求書の発行、
振込代行など管理業務の外注化を進める場合など
価格以外のことも考慮する必要があります。
会社の重要な書類を預けられ、会社の将来も一緒に考えてくれるような
信頼できる業者選択のためには、１度直接面談することをお勧め致します。
【注意点5】料金は明瞭に表示されているか
記帳代行業者はほとんどが、月別の仕訳数に応じて料金設定をしています。
オプションとして、消費税の処理がある場合、部門設定している場合、
証票整理を行う場合等で細かく料金が変動します。
契約後３か月間 料金半額、
初回無料、
「円～」と言った、
最初の設定料金だけで判断すると、結局他の業者と同じか、
最終的の高い料金となる可能性があります。
記帳量のすくない場合は問題になることは、ほとんどありません。
しかし、記帳量が多い場合、季節商品を扱っているため月によって仕訳数が変動する場合、
卸売業で取引先が多く科目に補助を設定している場合、
部門管理や輸出取引を行っており期間特例を採用している場合などは、
事前に打ち合わせのもと、料金を決定する必要があります。
一言で記帳といっても、
業種、業態やお客様の要望により処理の方法がかわりますので、
事前に打ち合わせをして、契約を締結したうえで、依頼するようにしてください。
【注意点6】契約解約条件は契約に表示されているか
記帳代行業者との契約は、
多くの場合が月ごとの
委託契約となっており、
業者の変更が比較的やりやすののが
メリットの一つになっていいます。
しかし記帳代行業者と契約を
締結される場合には、
必ず契約解約条項を確認する必要があります。
記帳代行業者の場合、
解約条項に「解約１か月前までに書面にて連絡をする」と言った内容のものが多く、
違約金等が発生することは少ないように思えます。
場合よっていは、年契約で違約金が発生する場合や、
会計データの引き渡しは行わない場合など
条件がある場合もありますので注意が必要です。
【注意点7】情報管理
記帳代行を依頼する場合、会社の財政状態だけでなく、
取引先、仕入先、原価率、役員や従業員の給与等の個人情報を含め
機密情報を提供することになります。
職務上知った秘密を守るべき義務(守秘義務)を履行するため、
契約の際には機密情報の取扱いに関する合意書を締結する必要があります。
又、書類の紛失や受取の有無でトラブルにならないためには、
再発行ができない書類や重要な書類は原本ではなくコピー等で送るようにするし、
細かい領収書等は台紙に月別に添付し、
請求書は月ごとに紐綴じ依頼する方法がよいかと思います。
どのような方法で、リスクヘッジするかは事前に記帳代行業者との打ち合わせが必要です。
最後に
最後までご覧いただきありがとうございました。
私は、京都市伏見区に拠点を置き、
記帳代行及び経理代行をしています株式会社Tステアーズの
松田重政といいます。
弊社はいろいろな業種の方からのご依頼で、記帳代行、給与計算及び経理代行を行っております。
ご相談の上、料金及び請負形態につきましても柔軟に対応しております。
会計ソフトにつきましても、弥生を中心にＴＫＣ、ICS、勘定奉行、
マネーフォワード等に柔軟にご対応致します。
私は、電子部品製造会社の財務部で8年間勤務した後、
当時仕事でお付き合いのあった税理士さんに憧れ会計事務所に転職し20年間勤務し、
勤務当時は、訪問監査、税務申告、調査立会、資産税業務等を行っていました。
私の今までの経験から得た知識が、お客様の少しでもお役にたてればと思います。
どんなことでも結構です。
ご依頼、ご質問等ございましたらメールでもお電話でも結構ですのでお気軽にお問合せください。